Secrétariat Externalisé pour Contrôles Techniques
Avez-vous besoin d'être soulagé ?
Pourquoi passer par un Télé-Secrétariat ?
Que ce soit pour des prises de RDV, des renseignements sur vos prestations, sur votre fonctionnement ou pour des urgences, avoir un secrétariat téléphonique est capital pour répondre à ces divers besoins !
Nombreux sont donc les appels qui vous coûtent du temps alors que vous êtes en plein exercice de votre métier.
Confier cette charge à notre télé-secrétariat c’est donc s’assurer de rester focalisé sur votre activité, de filtrer vos appels pour ne recevoir que ceux qui vous seraient nécessaires, et bien entendu de traiter les demandes courantes en remplissant votre planning quotidiennement.
Nous avons pour objectif de vous accompagner et vous soulager avec un partenariat professionnel durable établi sur l’humain, le cœur de notre métier.
Avec CT.Azur, vous aurez la garantie que nous vous fourniront la satisfaction que vous attendez, en terme de qualité, d’efficacité et de professionnalisme similaire à une secrétaire exerçant dans vos locaux, tout en bénéficiant d’avantages multiples liés à la permanence téléphonique externalisée.
Vous pourrez vous consacrer totalement à votre activité sans interruption et ainsi mener vos rendez-vous en toute tranquillité.
Les Avantages d'opter pour CT.Azur
Aucune charges patronales ou salariales à payer, mais aussi pas de recrutement avec toutes les contraintes que cela peut comporter (Offre d’emploi à publier, éplucher les CV, faire passer les entretiens, formation à financer, temps d’adaptation à la prise de poste, les paperasses…)
En moyenne chiffrée, en passant par nos prestations plutôt qu’une secrétaire sur place, vous économiserez + de 15.000€ par an au minimum et vous gagnerez près du double de présence horaire et sans interruption (congés, pauses etc…) !
Vous payez seulement ce que vous avez consommé en adéquation avec les paramètres définis dès le départ (Appels Entrants, Sortants, SMS, n° SDA de Transfert etc…)
Forts de nombreuses années d’expériences dans le domaine du secrétariat spécialisé dans la gestion de centre de Contrôles Techniques VL, PL, L; notre accueil téléphonique se démarque par notre bonne humeur constante et ça se reflète automatiquement dans la voix, notre unique fil conducteur dans ce métier pour renvoyer tout le positif que l’on peut, et ainsi apporter notre part d’apaisement de vos clients 
Nous nous engageons à fournir la qualité attendue.
Pour ce faire, les appels sont enregistrés, écoutés en direct ainsi qu’en différé par notre service qualité afin de veiller attentivement aux respects de vos consignes.
Nous sommes tous formés et à jour sur les Législations en vigueur afin de répondre au mieux aux appelants.
Tous les secrétaires sont exclusivement Français de Nationalité afin de palier aux problèmes rencontrés habituellement par les CT qui délèguent leurs appels (mauvaises compréhensions, élocutions, orthographe des noms / prénoms et véhicules etc…)
Pas besoin d’un local ou d’un emplacement à prévoir pour la secrétaire, ni besoin d’investissement dans des fournitures (bureau, ordinateur, imprimante…). Aucun frais de fonctionnement.
Vous n’avez qu’à renvoyer votre ligne vers notre télésecrétariat dès que vous voulez (pendant vos rush, vos pauses, vos congés, vos absences…), vous pouvez également récupérer votre ligne quand vous le souhaitez !
Vous pouvez jongler comme bon vous semble entre un renvoi direct vers nous, ou bien en débordement (ça sonne d’abord chez vous, puis en cas de non-réponse, ça bascule sur nos postes).
Les relais des équipes sur plusieurs plages horaires permettent d’avoir une permanence aussi large que possible avec une moyenne de 60h / semaine soit du Lundi au Vendredi de 08h00 à 19h00 et le Samedi de 08h00 à 12h00 toute l’année sauf les jours Fériés voir plus si nécessaire.
Un simple mail précisant votre souhait suffit pour être pris en compte sans préavis.
Nos Prestations
Prestations d'appels sortants & entrants, le tout sur une plage hebdomadaire du Lundi au Vendredi de 08h00 à 19h00 et le Samedi de 08h00 à 12h00 non-stop toute l'année sauf les jours Fériés (avec possibilité d'élargissement de notre permanence selon vos besoins)
APPELS ENTRANTS
Gestion de vos RDV, Agendas, Planning ainsi que de vos Messages de manière Optimisée & Adaptée.
APPELS SORTANTS
Service Client / Gestion de la Hotline (via les Appels / Mails / Tchat), Enquêtes & Sondages, Transferts des Appels.
Nos Tarifs
Télésecrétariat
- Frais de Mise en Service = 25€ HT
- Numéro de Transfert (SDA) = 10€ HT /mois
- Pré-décroché Personnalisé = Offert
- Appels Entrants* = 0.75€ HT /unité
- Appels Sortants* = 0.75€ HT /unité
- Service Client - Hotline (via Tel / Mail et/ou Tchat) / Enquêtes / Sondages = sur Devis
- *Tarif dégressif selon le volume d'appels mensuel
Étapes Collaboratives
• Établissement d’un Devis avec retour de la Proposition remplie et signée.
• Envoi d’un cahier des charges détaillé prenant en compte l’intégralité de vos prestations, consignes, coordonnées et vos habitudes de travail en toute confidentialité.
Ceci garantit une qualité du service, une période de réglages moindre, et une interactivité complète avec votre structure.
• Un numéro de téléphone personnel (SDA) vous est attribué dans la demi-heure maximum qui suit vers lequel vous pouvez transférer votre ligne principale (Vous avez la possibilité de faire personnaliser votre répondeur ainsi que le message d’accueil lors de la mise en attente).
• Vos consignes générales s’affichent dès la réception de l’appel sur notre interface de manière à les suivre sans défaut.
• Nous réceptionnons vos appels toute l’année sauf les jours Fériés de 8h à 19h en semaine du Lundi au Vendredi et de 8h à 12h le Samedi non-stop (Possibilité d’élargir ces horaires selon le besoin).
• Vos interlocuteurs sont accueillis rapidement. Aucun appel n’est laissé « perdu »; même si il a sonné seulement 2 secondes chez nous, il est rappelé dans les minutes qui suivent obligatoirement afin de ne perdre aucun client potentiel.
• Le télésecrétariat CT.AZUR prend vos messages, gère votre planning et vos rendez-vous, renseigne l’appelant, filtre les appels… tout cela selon vos instructions. Vous pouvez aussi demander aux télésecrétaires d’effectuer des appels sortants auprès de vos appelants pour reporter ou annuler des RDV par exemple.
• En cas d’appel urgent ou important, avec votre accord au préalable selon le motif, l’appel vous est transféré.
Pour Rappel : les conversations sont enregistrées, vous pouvez par conséquent demander à tout moment une bande audio entre un appelant et un télésecrétaire, en précisant les détails en votre possession (heure, date de l’appel, numéro de l’appelant…) afin de faciliter la recherche de notre service technique.
Par ailleurs, une écoute régulière directe et différée est assurée fréquemment par notre service qualité afin d’observer le bon respect de vos consignes.
• En dehors de nos heures de fonctionnement, vos appels sont orientés vers un message vocal (avec ou sans messagerie), ou bien redirigés vers un autre numéro que vous nous aurez communiqué.
1) Établissement d’un Devis avec retour de la Proposition remplie et signée.
2) Envoi d’un cahier des charges détaillé prenant en compte l’intégralité de vos prestations, consignes, coordonnées et vos habitudes de travail en toute confidentialité.
Ceci garantit une qualité du service, une période de réglages moindre, et une interactivité complète avec votre structure.
3) Un numéro de téléphone personnel (SDA) vous est attribué vers lequel vous pouvez transférer votre ligne principale, mais également une redirection vers un autre numéro à la demande (Vous avez la possibilité de faire personnaliser votre répondeur ainsi que le message d’accueil lors de la mise en attente).
4) Vos consignes générales s’affichent dès la réception de l’appel sur notre interface de manière à les suivre sans défaut.
5) Nous réceptionnons vos appels de 8h à 19h en semaine et de 8h à 12h le Samedi, soit 60h hebdomadaire.
5) Vos interlocuteurs sont accueillis sur une moyenne de 3 sonneries (15 secondes maximum).
6) Le télé-secrétariat CT.Azur prend vos messages, gère votre planning et vos rendez-vous, renseigne l’appelant, filtre les appels… tout cela selon vos instructions. Vous pouvez aussi demander aux télé-secrétaires d’effectuer des appels sortants auprès de vos appelants pour reporter ou annuler les RDV par exemple.
En cas d’appel urgent ou important, avec votre accord au préalable selon le motif, l’appel vous est transféré.
Pour Rappel ; les conversations sont enregistrées, vous pouvez par conséquent demander à tout moment une bande audio entre un appelant et un télé-secrétaire, en précisant les détails en votre possession (heure, date de l’appel, numéro de l’appelant…) afin de faciliter la recherche de notre service technique.
Par ailleurs, une écoute régulière directe et différée est assurée fréquemment par notre service qualité afin d’observer le bon respect de vos consignes.
• En dehors de nos heures de fonctionnement, vos appels sont orientés vers un message vocal (avec ou sans messagerie), ou bien redirigés vers un autre numéro que vous nous aurez communiqué.